同じ情報を何度も入力。どの作業から見直す？
注文一件の流れをたどり、転記・確認待ち・やり直しを見つけます。受け渡しメモの記入例から、見直す作業を一つ選びましょう。
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いま、知りたいことは？
「二重入力」「ファイル名」など、いま困っている仕事の言葉で探せます。
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住所の二重入力を減らす。受注票と発送一覧のつなぎ方
注文番号で記録をつなぎ、住所を直す場所と知らせる相手を決めます。項目の対応表を作り、5件で新しい手順を試します。
手順を変えて一週間。続けるか戻すかを決める振り返りメモ
処理件数・かかった時間・修正件数を同じ条件で残します。合計時間だけで判断せず、次の一週間に試すことを決めます。
「送ったはず」が伝わらない。変更点と確認先が分かる連絡の書き方
シフト変更の連絡を例に、対象・変更点・確認先・期限をそろえます。休んでいた人も同じ資料にたどり着ける通知文を作ります。
「最新版はどれ？」をなくす、共有フォルダの決めごと
案件名・作業中・確定版の3つを手がかりに、資料の置き場所を決めます。別の担当者が説明なしで探せるか、一案件で試しましょう。
同じ質問を何度も受ける。引き継ぎ手順書を直す4つの項目
質問された言葉を見出しにし、最初の行動・確認先・迷ったときの相談先をそろえます。初めて読む人と一件試して、止まったところを直します。
担当者が休んでも困らない、顧客対応メモの残し方
「電話あり」で終わらせず、確認した事実と次の約束を分けて残します。記入例を使い、別の担当者が続きを引き受けられるメモにします。
顧客一覧を作るなら、連絡先と対応履歴を分けて残そう
一人のお客様に二度対応しても、前回の記録を上書きしない表にします。顧客番号を共通にして、一覧と履歴をつなぐ記入例です。
「返事待ち」のまま忘れない。担当・期限・次の行動の決め方
返信を待つ案件にも再確認日を入れます。朝の一覧確認と担当不在時の引き継ぎで、次の約束を見失わない運用を作ります。