住所の二重入力を減らす。受注票と発送一覧のつなぎ方

01　考え方

入力を消す前に、同じ項目の用途を確認する

二重入力には理由があります。店頭の注文票は接客用、集計表は売上確認用と、用途が異なる場合もあります。片方を消す前に、誰がどの項目を何の判断に使っているかを確認します。

ここでは受注票と発送一覧に同じ住所を入力する架空の店舗を例にします。名前だけをキーにすると同姓同名を混同するため、注文番号で一件を識別します。

架空の注文A-104で、受注票の住所を修正したあと、発送一覧だけに古い住所が残ったとします。コピーを一度減らしても、変更を誰が知らせるかが決まっていなければ、この問題は残ります。「住所変更は受注票を直し、発送担当へ注文番号で連絡する」までを一つの手順にします。

試行中は通常の注文だけでなく、住所変更・分割発送・キャンセルがある場合も確認します。少数の試行で例外が起きなければ、架空の見本を使って確認してください。連携が止まった日に、未処理の注文を一覧で見つけられることも大切です。

02　手順

項目の照合から、5件の試行まで

1. STEP 1

   項目を並べる

   受注票と発送一覧の項目を横に並べ、同じ意味の項目に印を付けます。表記が似ていても意味が違う場合は統合しません。

2. STEP 2

   正本を決める

   住所は受注票を正本とし、修正の担当者を決めます。発送直前にどの時点の情報を使うかも明記します。

3. STEP 3

   少数で試す

   まず5件を新しい流れで処理し、転記の回数、漏れ、確認に要した時間を記録します。問題が出たら元に戻せるよう旧手順を残します。

03　比較

手入力・表の参照・専用連携をどう選ぶ？

まずは正本と照合の担当を決めます。件数が少なければ手入力を残す選択もあります。連携の手段を選ぶのは、必要な項目と例外が分かってからです。

表は横にスクロールできます →

04　図解

正本から発送一覧へ、情報を一方向に渡す

05　実践

5件を照合してから、新しい手順へ切り替える

同じ注文5件を旧手順と新手順で比べます。「転記3回が1回になった」のように観測した事実と、「確認が楽になった」という感想を分けて残してください。担当者が休んだ場合でも手順を再現できるか、別の人に説明してもらいます。