手順を変えて一週間。続けるか戻すかを決める振り返りメモ

01　考え方

導入できたことと、改善できたことを分ける

新しい手順を導入できたことと、仕事がよくなったことは別です。時間が短くなっても確認漏れが増えていれば、改善の範囲を見直す必要があります。まず「何を減らしたかったか」を一文に戻します。

月曜だけ注文が多い仕事なら、曜日をそろえて比較します。少ない件数から全体の効果を断定せず、季節や担当者の違いも記録します。

架空の記録で、改善前の合計が100分、改善後が60分だったとします。前が10件、後が5件なら、一件あたりは10分から12分です。合計だけを見ると結論を取り違えるため、処理した件数を必ず併記します。

一件あたりに直しても、難しい注文が集中した日は比較しにくくなります。「住所確認が必要な注文が3件あった」といった条件を記録に添えましょう。細かい原因をすべて数値にする必要はありません。次の一週間に確かめることを一つ決められれば、振り返りの役割を果たせます。

02　手順

比較条件と、次の判断を決める

1. STEP 1

   測る対象を決める

   一件あたりの処理時間、修正件数、担当者の負担感を選びます。測定の開始と終了をそろえます。

2. STEP 2

   同じ条件で比べる

   改善前後の対象期間と件数を記録します。繁忙日と閑散日の差がある場合は分けて見ます。

3. STEP 3

   次の判断を残す

   続ける、直す、戻すのいずれかを決めます。判断した理由と次の確認日を一緒に残します。

03　比較

速さ・品質・負担を一緒に見る

速さだけで成功を決めず、修正件数と担当者の負担も一緒に確認します。処理件数や曜日が違う期間の合計だけでは、手順の効果を比べられません。

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04　図解

記録を「続ける・直す・戻す」の判断へ

05　実践

週15分の振り返りに、記録を持ち寄る

週に15分、記録を見ながら一つだけ次の行動を決めます。架空例として10件中2件の修正が1件になっても、それだけで半減の効果があるとは言い切れません。次の期間も同じ条件で観察し、改善以外の変化がないかを確かめましょう。