同じ情報を何度も入力。どの作業から見直す？
注文一件の流れをたどり、転記・確認待ち・やり直しを見つけます。受け渡しメモの記入例から、見直す作業を一つ選びましょう。
事務の手順・引き継ぎ
佐藤 はるか
受注や情報共有、引き継ぎの手順を担当する架空の編集者。兼務で事務を担う人が使えるよう、受け渡しメモや連絡文の見本を作成しています。
執筆記事
6件
住所の二重入力を減らす。受注票と発送一覧のつなぎ方
注文番号で記録をつなぎ、住所を直す場所と知らせる相手を決めます。項目の対応表を作り、5件で新しい手順を試します。
手順を変えて一週間。続けるか戻すかを決める振り返りメモ
処理件数・かかった時間・修正件数を同じ条件で残します。合計時間だけで判断せず、次の一週間に試すことを決めます。
「送ったはず」が伝わらない。変更点と確認先が分かる連絡の書き方
シフト変更の連絡を例に、対象・変更点・確認先・期限をそろえます。休んでいた人も同じ資料にたどり着ける通知文を作ります。
「最新版はどれ？」をなくす、共有フォルダの決めごと
案件名・作業中・確定版の3つを手がかりに、資料の置き場所を決めます。別の担当者が説明なしで探せるか、一案件で試しましょう。
同じ質問を何度も受ける。引き継ぎ手順書を直す4つの項目
質問された言葉を見出しにし、最初の行動・確認先・迷ったときの相談先をそろえます。初めて読む人と一件試して、止まったところを直します。