「最新版はどれ？」をなくす、共有フォルダの決めごと

01　考え方

「最終2」が増える理由を整理する

細かい階層を作るだけでは、探し物は減りません。「案件から探す」「月から探す」など、使う人が最初に思い浮かべる手がかりに合わせます。最初は一つの案件だけを整理して試しましょう。

「最終」「最終2」という名前が増えるのは、確定した版と作業中の版の区別が曖昧なためです。確定版の置き場と、更新できる人を決めます。

案件から探すチームなら「青空店／作業中」と「青空店／確定版」のように分けます。ファイル名の例は「20261009_青空店_発注書」。この日付を作成日と決めたなら、対象月を表す資料でも勝手に意味を変えず、別の位置に対象月を書きます。いずれも架空の例です。

共同編集する文書は、複製を増やすより、同じファイルの変更履歴を使える場合があります。一方、提出時点の内容を固定したい資料は確定版を別に残すこともあります。「更新を続ける文書か、提出時の記録か」を先に決めると、版の扱いを選びやすくなります。

02　手順

探し方・ファイル名・更新担当をそろえる

1. STEP 1

   探す場面を聞く

   営業と事務など2人に最近探した資料を聞き、最初の手がかりをそろえます。

2. STEP 2

   命名を決める

   日付_案件名_資料種別のように順序を決め、実際のファイル3件で試します。機密情報を名前に入れすぎないようにします。

3. STEP 3

   運用を確認する

   一週間後に別の担当者が資料を探せるか確認します。迷った場所を記録し、階層を減らすことも検討します。

03　比較

案件別・年月別・種類別、どう分ける？

分類は、探すときに最初に思い浮かべる手がかりで選びます。案件名で探す資料と月で探す定例資料を、無理に同じ階層へそろえる必要はありません。

表は横にスクロールできます →

04　図解

命名ルールは、別の人が探して確かめる

05　実践

一つの案件で、一週間使ってみる

架空の例として「20261009_青空店_発注書」のような命名を試します。日付が作成日なのか対象日なのかも決めてください。ルールは共有フォルダの入口に短く置き、例外が増えたら月に一度見直します。