同じ情報を何度も入力。どの作業から見直す？

01　考え方

忙しさを「作業・待ち・手戻り」に分ける

注文メールを受注票へ写し、さらに発送一覧にも入力する。そんな作業を見直すときは、直近の一件で「誰が、どの記録へ、何を写したか」を並べてみます。片方の表を消す前に、それぞれの用途を確認しましょう。

下の記入例では、受付担当が入力した住所を発送担当がもう一度入力しています。発送一覧で住所を持つ必要があるのか、受注票を確認する形にできるのかが、最初の相談事項になります。

待ち時間ややり直しも残します。入力を減らしても、在庫の返事が来るまで発送できないなら、確認先を整理する方が先かもしれません。一件だけで結論を出さず、別の注文でも同じことが起きるかを確かめます。

02　手順

注文一件の流れを書き出す3ステップ

1. STEP 1

   一つの仕事を選ぶ

   毎週繰り返している受注や見積もりを選びます。全社の仕事を一度に調べず、開始と終了を「注文受付から出荷連絡まで」のように決めます。

2. STEP 2

   実際の流れを書く

   担当者と一緒に、入力・確認・承認・連絡を付箋に書きます。作業時間と返事を待つ時間は別々に記録してください。

3. STEP 3

   困りごとを一つ選ぶ

   転記、探し物、確認待ちに印を付けます。頻度が高く、担当者だけで試せるものから着手します。

03　比較

作業時間と待ち時間は、分けて記録する

手を動かす時間が短くても、返事を待つ時間が長ければ仕事は進みません。まずは時間を合計せず、何を待っていたかを別の欄に残します。

表は横にスクロールできます →

04　図解

注文から完了までの受け渡しをつなぐ

05　実践

明日の一件で、止まる場所を確かめる

明日は直近の注文一件について、担当者・使った資料・次の受け渡し先を書いてみましょう。実測できない時間は「推定」と記して、改善後の実測値と混同しないようにします。作った紙を担当者に見てもらい、例外が抜けていないか確かめたら、見える化の第一歩は完了です。