顧客一覧を作るなら、連絡先と対応履歴を分けて残そう

01　考え方

一顧客一行と、一対応一行を分ける

最初の表に項目を詰め込みすぎると、入力が続きません。毎日見る一覧に必要な列を残し、詳しいやりとりは履歴へ分けます。顧客番号を共通の手がかりにすれば、同じ名前の人も区別できます。

表計算は試行を始めやすい一方、同時編集や権限の運用に注意が必要です。まずは架空データで列と入力ルールを確認し、実データを扱う前にアクセス設定を点検します。

架空の顧客C-003に二度対応した場合、顧客一覧にはC-003を一行だけ置きます。対応履歴には「C-003／10月9日／見積もりを案内」と「C-003／10月12日／質問へ回答」の二行を残します。電話番号が変わったときは顧客一覧を修正し、過去の対応記録は上書きしません。

入力ルールは短い見本と一緒に置きます。「完了」は返事を送った状態なのか、相手の確認まで終えた状態なのかを決めてください。空欄が未確認なのか、不要なのかも区別できると、翌日の点検で迷いにくくなります。

02　手順

顧客番号・入力例・点検担当を用意する

1. STEP 1

   一覧と履歴を分ける

   顧客一覧は一顧客一行、対応履歴は一対応一行にします。顧客番号で両者をつなぎます。

2. STEP 2

   入力例を用意する

   状況は未対応・対応中・完了などの選択肢にし、定義を添えます。自由記述の欄には短い見本を書きます。

3. STEP 3

   担当と点検日を決める

   対応した人が記録し、週に一度担当者が未記入や期限切れを確認します。

03　比較

一枚の表・二つの表・CRMの選びどころ

何度も対応する顧客がいるなら、一覧と履歴を分けると過去の記録を上書きせずに済みます。権限や通知の運用が複雑になったら、専用ツールを検討する材料にします。

表は横にスクロールできます →

04　図解

顧客番号で、一覧と対応履歴をつなぐ

05　実践

架空の3件で、登録から引き継ぎまで試す

架空の顧客3件で、登録・修正・引き継ぎを通して試します。入力時間だけでなく、翌日に必要な情報を探せるかも確認してください。列を追加したくなったら、その情報を使う場面と、更新する担当者を先に決めます。